メールで丁寧に説明しても伝わらない!上司へのストレスはこれで解決。

メールで丁寧に説明しても伝わらない!上司へのストレスはこれで解決。

先日、知人のかおりさんからこんな悩みを聞きました。

「上司が私に何でも聞いてくるのがしんどい。正直、付き合いきれない!」

かおりさんの上司は人柄に問題があるわけではないのだけど、かおりさんがデスクで集中して考えているときに、「あれはどうなってるの?」「これってどういう意味?」とか、いろいろかおりさんに聞いてくるのだそうです。

かおりさんはリーダー的なポジションで、テキパキもしているから、きっと、上司の方にも信頼されているのだと思います。

でも、頻繁に話かけられると気が散ってしまい、作業のペースが乱れるため、かおりさんはメールでの報・連・相を丁寧におこなっているそうなんですね。

聞かれる前に伝えておけば、それ以上は聞いてこないだろう、と思って。

その内容を少しだけ見せてもらったんですけど、話す以上に丁寧に書かれている印象。

かなりの長文です。

もちろん、読みやすいように改行なども工夫されているので、申し分ない文章だと思いました。

ここまで丁寧に書いてあれば伝わりやすいだろうな、と思いましたが、かおりさんは、こんなふうに怒っているのです。

「ここに全部書いてあるのに、また聞いてくるの!!読んでないのかな?」

この言葉を聞いて、私も同じような経験をしたなぁと思い出しました。

もし、特定の人とのコミュニケーションにストレスを感じていても、これからお伝えする“あること”を知っておくと、ストレスはかなり解消しますよ☆

 なぜメールだと伝わらないの?上司にストレスを感じた理由

まず、私の経験をシェアさせてください。

以前、仕事である方〈Aさん〉のをお手伝いをしたときの話です。

初回の打ち合わせでざっくばらんにお話をしていただき、後日、私が提案書をつくりました。

事前にメールでお送りし、次回の打ち合わせにのぞんだのですが、どうも話がかみあわない。

お送りした提案書は手元にはお持ちいただいているのですが、その内容を無視して、ああだこうだと話し始めたのです。

Aさんはトークがかなりエネルギッシュなので、いったん話はじめると収集がつかなくなります(笑)。

ですので、私としては随時、文書にまとめながら、内容の確認をとりつつ、順序よく話を聞いていければと考えていました。

ですが、お渡ししている提案書などまったく無視されてしまい、話があちらこちらへ飛び、こちらが確認しておきたいことは、なかなか聞けず。

同じ話を繰り返している部分もあり、話がなかなか前に進んでいかないので私は焦りました。

正直、若干イライラします。

「こんなにわかりやすく、簡潔に書いてあるのに………」

どうしたらいいんだろう。

自分がつくった提案書をみて、私は悩みました。

もちろん、提案自体がつまらないとか、改善の余地があることも疑うべきですが、少なくとも他のメンバーは「問題ない」と言ってくれているし。

でも、あるときAさんが、

「わからないことがあれば、電話してね!」と言ってくださったんです。

それを聞いて、私は、ハッとしたんですね。

「そっか、Aさんにとっては話すことがもっとも自然で、メールや書面を読んで確認するよりも、電話で直に話すことを好む方なんだな」と気づいたわけです。

最近はどの方とも、メールでのやり取りが増えているので、当然、Aさんも、メールや書面を使ったほうが効率よくていいだろうと思いこんでいました。

でも、Aさんにとっては、会話でのやりとりがないために、自分の言ったことがきちんと伝わったかどうか実感が持てないのかもしれません。

それが、すれ違いの原因だと思いました。

Aさんはしゃべっているときが一番生き生きしているので、よい仕事をするためにも、Aさんがノッてくれるやり方に合わせたほうがいいんだな、とようやくわかりました。

 伝わらないストレスはコミュニケーションのタイプから生じる

私も後から知ったのですが、コミュニケーションのパターンは主に3つあります。

  1. 視覚(読む・見る)が優位なタイプ
  2. 聴覚(話す・聞く)が優位なタイプ
  3. 体感覚(まずはやってみる・感覚でとらえる)が優位なタイプ

※詳しい特徴は後半で説明しています

3つのタイプはどれも、すべての人に備わっています。

けれども、どれが優位に働いているかが違うのです。

人による違いもあるし、同じ人でもシーンによって優位なパターンが変わるかもしれません。

あるいは、視覚と体感覚は使えるけれど、聴覚がうまく使えていないとか、それ以外の組み合わせもあります。

たとえば、冒頭で取り上げた「かおりさん」は、上司に丁寧な説明メールを送っていました。

私は、Aさんに提案書などを提出し、書面で内容を確認してもらおうとしました。

これはどちらとも、視覚(読む・見る)を重視したコミュニケーション、ということになります。

ですが、かおりさんの上司も、私が関わっていたAさんも、話す&聞く、つまり聴覚を多用したコミュニケーションを好む人だったわけです。

その違いをわかっていなかったから、「こんなにわかりやすく書いてあるのに!」というイライラが生まれてしまったんですね。

相手にとっては、文章を読むこと自体が苦痛なのかもしれないのに……。

コミュニケーションは本来、自分のタイプと相手のタイプを知った上で、お互いに歩み寄れる方法でやりとりをするのが良いと思います。

ただ、その場合、私自身にはむずかしいところもありました。

私は、文書やメールなどの視覚情報も使って仕事を進めたほうが、やりやすいと感じていたからです。

逆に、電話で話すことには苦手意識があったんです。

私はこのとき、自分の力不足を感じましたね。

相手の感覚にスムーズに合わせていけたら、もっと相手のよさを引き出せるかもしれないのに。

でも、気づけたことはよかったし、今できる範囲で、相手がやりやすい方法を心がけるようにしたんです。

たとえば、以前は話の途中で質問をすると、流れをへし折ってしまう気がしてそのまま聞き続けていました。

でもなるべく遠慮なく、こまめに質問や確認をとるようにしたり。

すると話は中断してしまいますが、「話を聞いていますよ」のサインになったようで、Aさんもこちらの質問をよく聞いてくれたように思います。

話がふくらみすぎたり反れたりして、なかなか前に進んでいかないなぁと感じることもありましたが、少なくとも双方向のやりとりが成立している、という実感は、お互いに持っていたような気がします。

と、このような経験をもとに、かおりさんにも、コミュニケーションのタイプの違いを話してみたのです。

「メールを丁寧に書いたとしても、相手はそもそも読むのが億劫なのかもしれないから、負担に感じない程度のメールを送っておいて、上司から質問があったら口頭で説明するようにしたら?」と。

思うに。

誰かに何かを伝えようと思ったら、それなりのエネルギーが必要です。

だとしたら、どこにエネルギーを使うかは大事ですよね。

読みやすいメールを書くことにエネルギー注いだとしても、相手に読もうという気持ちがなかったら、何も伝わらないし……。

だから、もし、自分は口頭で説明することが苦手だったとしても、相手が受け取りやすい伝え方を選び、そこにエネルギーを注いだほうがいい、というのが私の意見です。

 タイプ別・伝わらないストレスを解決する方法

ということで、ここまで、コミュニケーションのタイプは人によって違う、という実例をシェアさせていただきました。

できれば3つのコミュニケーションタイプすべてを使えるようになって、相手に合わせたコミュニケーションをとれたらいいですよね。

そこで、簡単ではありますが、3つのコミュニケーションタイプの特徴をシェアします。

なんだか伝わらないな、と思ったら、コミュニケーションのタイプが違うことを疑って、異なるアプローチをするといいかもしれませんね。

また、「自分はこれがちょっと苦手かも」という部分に関しては、あえて意識して、真似して使ってみることで、眠っている能力を伸ばしていきましょう!

視覚〈見る・読む〉を高める

頭の中に映像やイメージを思い浮かべるのが得意です

それを伝えるために早口で話す傾向があります。

仕事を覚えるときは、マニュアルや説明書を見たり、誰かがそれをしているところを見て覚えます。

人の顔をみながら会話をするのが好き。

私は仕事でデザイナーやカメラマンと関わることが多いですが、職業もまた、コミュニケーションのタイプに影響するのかなと感じることがあります。

口頭で説明するより、ヘタでもいいので紙に図や絵を書いて、完成形のイメージを伝えると、スムーズに事が進むケースが多いです。

なので、言葉で上手く伝わらない相手に対しては、視覚タイプかな?と予想して、紙に図解してみると、案外いけるかも!

聴覚〈話す・聞く〉を高める

言葉を主体として物ごとを考えます。

独り言が多いのも特徴です。

仕事を覚えるときは、説明を耳で聞いて質問をします。

わからないことは人に聞くのが基本。

話しがなめらかで、言葉で伝えられたことを覚えるのも得意です。

声のトーンや言葉遣いにこだわります。

これは、先にお伝えした通りです。

書面や説明書を渡しても伝わっていないと感じたら、その人は言葉でのやりとりを好む人なのかも。

体感覚〈やってみる、手を動かす〉を高める

気持ちや感覚を頭のなかで言語化してから話します。

そのため、会話のペースはゆっくりしています。

仕事を覚えるときは、繰り返し実践することで覚えます。

とりあえずやってみる、試行錯誤しながら体得することが好きです。

以前、ある女性が彼氏に「これってどう思う?」と質問しても、黙り込んでしまってすぐに答えてくれない!ばかにしてるの?!と憤慨していたことがありました。

でもそれは、彼氏が体感覚優位な人だったのかも。ばかにしているわけではなくて、自分のなかでじっくり咀嚼する時間が必要なだけかもしれません。

私が特に伸ばしたいと思ったのは、聴覚でした。

そのため、以前はよく本を読んでいましたが、今では音声セミナーも活用するようになりました。

同じ音源を何度も聞くようにし、次に何を話すかまで覚えてしまったものもあります。

すると、話すテンポや感覚などがつかみやすくなってきました。

 メールで説明しても伝わらない上司にお悩みのあなたへ_まとめ

コミュニケーションには3つのタイプがあって、どれを優先しているのかは人それぞれです。

大切なのは、どのタイプが優れている、とかではないこと。

そして、「この人はこのタイプ」と決めつけるためのものでもない、ということです。

あくまでも相手を理解して、コミュニケーションのズレをなくしたり、思いやりをもって接するための考え方です。

3つのタイプを知ると、自分とは違うタイプの人への理解が深まりますし、伝わらないストレスも減るのではないでしょうか。

とはいえ、私自身がそうであったように、相手と自分のタイプが違うとわかっても、相手にあわせるスキルがない!という場合もあるかと思います。

そんなときは、先ほど挙げた「3つのタイプの特徴」を意識してスキルアップをめざしながら、同時に、相手に意識を向ける習慣をつくりましょう。

自分が関わっている人たちや、その人たちのまわりにいる人たち、そのまた向こうにいる人たちとのつながりを感じながら、みんなが明るく、軽く、温かく、元気に過ごせるように。

そのために、自分も成長したい。

人と会う前に、少し時間をとって、このようなことを祈ってみるのです。

すると、だんだん穏やかでリラックスした心持ちになってきて、その状態で人に会うと、相手からも穏やかな笑みで迎えられたりします。

不思議ですけど、想いはかならず、相手に伝わるということなのだと思いました。

あなたにもきっと、そのような経験があるはずです。

ここにいるとほっとできるとか、明るい気持ちになるとか。

そのような気持ちになるのは、その場所に、あたたかい気持ちが向けられているからなのです。

あたたかい気持ちが向けられた場所では、自然と相手への思いやりが生まれるし、相手に協力しようとか、理解しようという気持ちが生まれますよね。

ですので、3つのコミュニケーションタイプを使い分けながら、まわりの人たちにあたたかい意識を向けることで、自然と善い関係が築かれていくでしょう。

最後までお読みくださり、ありがとうございました。

writer : 伊藤睦

経済的・精神的な豊かさと、気の合う仲間に恵まれた、ストレスフリーな人生を目指して活動中です。このサイトでは、本音で生き、心の自由を手に入れるヒントをシェアします。

プロフィール

ここまでお読みくださり、ありがとうございます。

 

ひとりでも多くの方が、心の自由を獲得し、

人生の物語を進めるためのヒントになればと思い、

このブログを書いています。

 

最後にひとつだけ、私自身の人生の変化をシェアさせてください。

 

 

2年前、私は人生のどん底にいました。

 

仕事で行き詰まりを感じ、将来が不安でたまらない。

 

人間関係のゴタゴタで、精神的にも肉体的にも追い込まれる。

 

そして……

 

大切な人を助けることができなくて、

自分の無力さに心底、絶望していたんです。

 

そんなとき、偶然

いま私がいろいろなことを教わっている

「佐藤想一郎さん」を知り、

メールマガジンを読みはじめたら、

ほんの2〜3行で、気持ちがフワッと上向きになったのがわかりました。

 

そして、逸る気持ちで読み進めていくと、

深い霧がスーッと晴れていくように、心が軽くなったのです。

 

想一郎さんのメルマガは、フツウのメルマガとはちょっと違います。

 

内容はビジネスや自己啓発、健康、人間関係など幅広いのですが、

知識の羅列ではなく、心躍るストーリーにのせて、想一郎さんの「感覚」を伝えてくれます。

 

だから、メルマガを読むだけで視野が広がり、物事の捉え方が変わり、日々の意識や行動が、自然と前向きになっていきました。

 

自分が前向きになると、まわりの人たちの反応も変わり、関係性が少しずつよくなったり、

仕事では、会いたい人に会えたりとか、現実が、少しずつ動き始めました。

 

なにより、

失いかけていた自己信頼を取り戻し、いまは、自分の内側から、やる気が沸々と湧き出てくるのを感じています。

だから私はお伝えしたいのです。

 

もし、いま、あなたが、

何かに悩んだり、不安だったり

うまくいかないことがあるとしても、きっと大丈夫。

ひとつキッカケがあれば、必ず光は見えてきます。

 

時代はどんどん変化しているし、

これからの生き方を、あらためて考えたりもするでしょう。

そんなときは、独りで悶々とするより、

新しい学びが、風穴を開けてくれるかもしれません。

 

「自分らしい生き方を見つけたい」

「あたたかい仲間がほしい」

「とにかく人生を変えたい」

という人は、

ぜひ、佐藤想一郎さんのメールマガジン(無料)を読んでみてください。

視界がパッと拓けて、生き方が本質的に変わっていくと思います。

 

(最終更新:2020年3月20日)
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